Potrzebne dokumenty

Poniżej przedstawiamy Państwu przykładową listę dokumentów potrzebnych do sporządzenia czynności notarialnych. Przed planowaną czynnością serdecznie zapraszamy do kontaktu z kancelarią, podczas którego z przyjemnością poinformujemy Państwa o wymaganych dokumentach w konkretnej sprawie. Udzielanie informacji i wyjaśnień w sprawie czynności notarialnych jest bezpłatne.

1. CZYNNOŚCI DOTYCZĄCE NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWYCH (W TYM SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA):

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem naczelnika urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, wydanym w trybie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 roku o podatku od spadków i darowizn,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, darczyńców, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stany cywilne, PESEL, NIP, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego i data jego ważności, informacja o stosunkach majątkowych małżeńskich),
• w przypadku darowizny – odpisy skrócone aktów stanu cywilnego Darczyńcy i Obdarowanego, potwierdzające ich pokrewieństwo/powinowactwo (np. odpis skrócony aktu urodzenia, odpis skrócony aktu małżeństwa),
• dodatkowo, w przypadku firm – numer KRS, REGON, NIP, tekst jednolity umowy spółki/aktu założycielskiego spółki,
• w przypadku umowy sprzedaży – jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką – oświadczenie wierzyciela hipotecznego (podmiotu, na rzecz którego ustanowiona jest hipoteka), o aktualnej wysokości zadłużenia oraz terminie i warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku pełnej spłaty wierzytelności lub oświadczenie wierzyciela hipotecznego zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki,
• wartość rynkowa działki /cena sprzedaży,
• warunki i data wydania działki,
• nr konta bankowego Strony Sprzedającej,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
• wypis z rejestru gruntów, zawierający klauzulę, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej,
• wyrys z mapy ewidencyjnej, zawierający klauzulę, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej, jeśli opis nieruchomości w księdze wieczystej jest niezgodny z opisem nieruchomości w ewidencji gruntów i budynków lub gdy będzie następowało odłączenie części nieruchomości do nowej (innej) księgi wieczystej,
• wypis z rejestru/kartoteki budynków, zawierający klauzulę, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział,
• mapa sytuacyjna do celów prawnych, zawierająca klauzulę, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla działek będących przedmiotem umowy lub zaświadczenie o jego braku.

2. CZYNNOŚCI DOTYCZĄCE LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ (W TYM SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA):

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem naczelnika urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, wydanym w trybie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 roku o podatku od spadków i darowizn,dane osobowe kupujących i sprzedających, darczyńców, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stany cywilne, PESEL, NIP, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego i data jego ważności, informacja o stosunkach majątkowych małżeńskich),
• w przypadku darowizny – odpisy skrócone aktów stanu cywilnego Darczyńcy i Obdarowanego, potwierdzające ich pokrewieństwo/powinowactwo (np. odpis skrócony aktu urodzenia, odpis skrócony aktu małżeństwa),
• dodatkowo, w przypadku firm – numer KRS, REGON, NIP, tekst jednolity umowy spółki/aktu założycielskiego spółki,
• w przypadku umowy sprzedaży – jeśli lokal jest obciążony hipoteką – oświadczenie wierzyciela hipotecznego (podmiotu, na rzecz którego ustanowiona jest hipoteka), o aktualnej wysokości zadłużenia oraz terminie i warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku pełnej spłaty wierzytelności lub oświadczenie wierzyciela hipotecznego zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki,
• wartość rynkowa lokalu /cena sprzedaży,
• warunki i data wydania lokalu,
• nr konta bankowego Strony Sprzedającej,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.

3. CZYNNOŚCI DOTYCZĄCE SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU (W TYM SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA):

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem naczelnika urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, wydanym w trybie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 roku o podatku od spadków i darowizn,
• numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona dane osobowe kupujących i sprzedających, darczyńców, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stany cywilne, PESEL, NIP, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego i data jego ważności, informacja o stosunkach majątkowych małżeńskich),dodatkowo, w przypadku firm – numer KRS, REGON, NIP, tekst jednolity umowy spółki/aktu założycielskiego spółki,
• w przypadku umowy sprzedaży – jeśli spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu jest obciążone hipoteką – oświadczenie wierzyciela hipotecznego (podmiotu, na rzecz którego ustanowiona jest hipoteka), o aktualnej wysokości zadłużenia oraz terminie i warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku pełnej spłaty wierzytelności lub oświadczenie wierzyciela hipotecznego zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki,
• wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania lokalu,
• nr konta bankowego Strony Sprzedającej,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

4. TESTAMENT:

• dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu oraz data ich ważności, PESEL, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia),
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia).

5. PEŁNOMOCNICTWO:

• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu oraz data ich ważności, PESEL, NIP, adres zamieszkania, informacja o stosunkach majątkowych małżeńskich),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
• zakres pełnomocnictwa – do czego Pełnomocnik ma zostać upoważniony (w jakich sprawach będzie mógł reprezentować Mocodawcę)
Do udzielenia pełnomocnictwa konieczne jest stawiennictwo Mocodawcy; obecność pełnomocnika nie jest konieczna.

6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (w przypadku składania oświadczeń o przyjęciu/odrzuceniu spadku – 2 sztuki)
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia zstępnych i rodzeństwa, akt małżeństwa małżonka Spadkodawcy, w przypadku zstępnych, którzy zawarli związek małżeński i zmienili nazwisko – także odpisy skrócone aktów małżeństwa,
• zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego (wydane przez urząd dzielnicy/gminy ostatniego miejsca zameldowania spadkodawcy),
• informacja, czy w skład spadku wchodzą nieruchomości, prawo użytkowania wieczystego gruntu oraz spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu, dla których prowadzone są księgi wieczyste (jeśli tak – numery tych ksiąg wieczystych)

7. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA:

• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu oraz data ich ważności, PESEL, adres zamieszkania)

8. POŚWIADCZENIA:

• WŁASNORĘCZNOŚĆ PODPISU
Do poświadczenia podpisu wystarczy obecność osoby, której podpis ma zostać poświadczony. Osoba ta, powinna stawić się osobiście, ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu) oraz z dokumentem, pod którym chce złożyć podpis.
• ZGODNOŚĆ ODPISU LUB WYCIĄGU Z OKAZANYM DOKUMENTEM
W celu sporządzenia odpisu/wyciągu dokumentu, notariuszowi musi zostać okazany oryginał dokumentu, zaś osoba okazująca dokument powinna stawić się w Kancelarii Notarialnej ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu).
• DATA OKAZANIA DOKUMENTU (DATA PEWNA)
W celu opatrzenia dokumentu datą pewną, notariuszowi musi zostać okazany oryginał dokumentu, zaś osoba okazująca dokument powinna stawić się w Kancelarii Notarialnej ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu).

PRZYDATNE INFORMACJE:

Zaświadczenie wydawane przez naczelnika urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu, nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia, zawsze jest wymagane (bez względu na to kiedy nastąpiło nabycie prawa majątkowego).

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia lub zasiedzenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia.

Zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała.

Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami.

Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności, na podstawie prawem przewidzianych dokumentów: dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu gdy stroną czynności są osoby fizyczne, a w przypadku osób prawnych także na podstawie odpisu z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub innych dokumentów korporacyjnych.